Nel tempo che ho lavorato come consulente in HR, che ho inciampato su una grande quantità di datori di lavoro che non sanno come riempire correttamente i loro documenti di-9 (verifica di ammissibilità di occupazione). Ciò pone un problema piuttosto grande nel caso in cui un agente Immigration and Customs Enforcement (ICE) sarebbe venuto attraverso le porte per una revisione di file, perché ogni erroneamente compilato io-9 avrà un costo di un'organizzazione tra $100-1000 di multe e sanzioni. Pertanto, una società con solo 50 dipendenti potrebbe essere guardando bene quantità in eccesso di $50.000.
Evitando multe di questa natura può effettivamente essere molto facile. Tuttavia, richiedono che seguire alcune semplici regole sulla conformità 9.
Forme adeguate di documento di identificazione
Questo è facilmente l'errore più comune che ho incontrato nel mio molti anni di HR Consulting. In poche parole, le aziende non stanno controllando le forme appropriate di identificazione che verificare l'identità del dipendente sia loro diritto al lavoro negli Stati Uniti. Senza verifica di queste due caratteristiche, gli individui sono legalmente non ammissibili a lavorare all'interno degli Stati Uniti
Il documento 9 sono disponibili due opzioni quando si tratta di documentare l'identità di un dipendente e il diritto al lavoro. La prima opzione è quello di documentare un pezzo di identificazione che verifica entrambe le caratteristiche. Esempi di documenti che soddisfano questa esigenza sono carte di residente permanente degli Stati Uniti passaporti e certificati di cittadinanza degli Stati Uniti.
La seconda opzione è per verificare ogni requisito attraverso moduli separati di identificazione. Per implementare questa opzione, deve innanzitutto documentare una forma di ID che stabilisce l'identità del dipendente. Questi documenti includerebbe la patente, carta d'identità di stato o scheda di registrazione di un elettore. Successivamente, si deve registrare una forma di identificazione che verifica l'ammissibilità dell'occupazione. Questi documenti sono schede di sicurezza sociale U.S., certificati di nascita e documenti tribali nativi americani.
Dopo aver verificato le forme adeguate di identificazione, assicurarsi di trascrivere le informazioni nei campi appropriati. Mentre questo suona un po' elementare, la maggior parte dei professionisti sarebbero sconvolto dalla quantità di datori di lavoro che hanno avuto il tempo di verificare la documentazione corretta solo a compilare il modulo in modo non corretto. Anche se questo potrebbe essere poco più che un errore mentale, vi assicuro che le multe non sono meno rigida.
Compila modulo completamente e correttamente
Un altro problema che trovo spesso con 9s del mio cliente è che essi non sono riusciti a compilare uno o due dei principali componenti del documento. Il più comune di questi errori si verificano in due punti distinti.
Il primo errore comune è che i datori di lavoro dimenticare riempire in data di inizio del dipendente con la società. Questo campo dove questa data deve essere inserito è nel mezzo del paragrafo con l'etichetta "Certificazione".
L'errore in secondo luogo più comune che trovare è che i dipendenti dimenticano di controllare la casella che dichiara il loro status di cittadinanza. Così, i datori di lavoro necessario assicurarsi che non stanno solo facendo loro parte per completare il documento, ma che il dipendente ha anche riempito loro parti del documento correttamente pure.
Tenere insieme-9s
Mantenendo il tuo io-9s compilato in un'unica posizione può risultare per essere molto conveniente se ti è capitato di essere visitati dal governo. Un suggerimento che fanno a tutti i miei clienti PEO è di compilare i io-9s vostri dipendenti in un raccoglitore di tre-ring. In questo modo, se un revisore accadrebbe a fermarsi per una visita, si avrà tutti i documenti pronti e a disposizione per un controllo rapido e indolore.
Distruggere tutte le forme copiate di identificazione
Questo ultimo suggerimento è più di una "best practice" rispetto a un problema di conformità federale. A causa del fatto che il furto di identità è diventata una questione urgente nella nostra società, distruggendo tutto copiate forme di identificazione è un modo semplice per limitare la vostra responsabilità per quanto riguarda il furto di identità dei dipendenti. Poiché non è necessario avere i documenti di identificazione vostri dipendenti sul file per essere conforme a livello federale, non esiste alcun motivo per tenerli intorno.
Se si seguono questi passaggi piuttosto facile e suggerimenti, si manterrà l'organizzazione fuori del Tribunale e nel verde – una combinazione vincente di ancora più alti standard.
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